工程在施工過程中所形成的資料應按《建筑工程資料管理規程》JGJ/T 185--2009的要求進行整理，如果地方標準高于本規程要求，也可使用地方規程，但必須滿足以下基本要求。
一、基本規定
(一)工程資料的管理
(1)工程資料應與建筑工程建設過程同步形成，并應真實反映建筑工程的建設情況和實體質量;
(2)工程資料管理應制度健全、崗位責任明確，并應納人工程建設管理的各個環節和各級相關人員的職責范圍;
(3)工程資料的套數、費用、移交時間應在合同中明確;
(4)工程資料的收集、整理、組卷、移交及歸檔應及時。
(二)工程資料的形成
(1)工程資料形成單位應對資料內容的真實性、完整性、有效性負責;由多方形成的資料，應各負其責;
(2)工程資料的填寫、編制、審核、審批、簽認應及時進行，其內容應符合相關
規定;
(3)工程資料不得隨意修改;當需修改時，應實行劃改，并由劃改人簽署;
(4)工程資料的文字、圖表、印章應清晰;
(5)工程資料應為原件;當為復印件時，提供單位應在復印件上加蓋單位印章，并應有經辦人簽字及日期;提供單位應對資料的真實性負責;
(6)工程資料應內容完整、結論明確、簽認手續齊全;
(7)工程資料宜采用信息化技術進行輔助管理。
二、工程資料分類
(1)工程資料可分為工程準備階段文件、監理資料、施工資料、竣工圖和工程竣工文件5類;
(2)工程準備階段文件可分為決策立項文件、建設用地文件、勘察設計文件、招投標及合同文件、開工文件、商務文件6類;
(3)施工資料可分為施工管理資料、施工技術資料、施工進度及造價資料、施工物資資料、施工記錄、施工試驗記錄及檢測報告、施工質量驗收記錄、竣工驗收資料
8類;
(4)工程竣工文件可分為竣工驗收文件、竣工決算文件、竣工交檔文件、竣工總結文件4類。
三、施工資料組卷要求
(1)專業承包工程形成的施工資料應由專業承包單位負責，并應單獨組卷;
(2)電梯應按不同型號每臺電梯單獨組卷;
(3)室外工程應按室外建筑環境、室外安裝工程單獨組卷;
(4)當施工資料中部分內容不能按一個單位工程分類組卷時，可按建設項目組卷;
(5)施工資料目錄應與其對應的施工資料一起組卷;
(6)應按單位工程進行組卷。
四、工程資料移交與歸檔
工程資料移交歸檔應符合國家現行有關法規和標準的規定，當無規定時應按合同約定移交歸檔。
(一)工程資料移交
(1)施工單位應向建設單位移交施工資料;
(2)實行施工總承包的，各專業承包單位應向施工總承包單位移交施工資料;
(3)監理單位應向建設單位移交監理資料;
(4)工程資料移交時應及時辦理相關移交手續，填寫工程資料移交書、移交目錄;
(5)建設單位應按國家有關法規和標準的規定向城建檔案管理部門移交工程檔案，并辦理相關手續。有條件時，向城建檔案管理部門移交的工程檔案應為原件。
(二)工程資料歸檔保存期限
(1)工程資料歸檔保存期限應符合國家現行有關標準的規定。當無規定時，不宜少于5年;
(2)建設單位工程資料歸檔保存期限應滿足工程維護、修繕、改造、加固的需要;
(3)施工單位工程資料歸檔保存期限應滿足工程質量保修及質量追溯的需要。
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