4)文件化
生產經營單位應保持最新與充分的并適合企業實際特點的職業健康安全管理體系文件，以確保建立的職業健康安全管理體系在任何情況下(包括各級人員發生變動時)均能得到充分理解和有效運行。
職業健康安全管理體系文件應以適合自身管理的形式(如書面或電子形式)予以建立與保持，并應包括下列內容： 來源：www.examda.com
(1)職業健康安全方針和目標;
(2)職業健康安全管理的關鍵崗位與職責;
(3)主要的職業健康安全風險及其預防和控制措施;
(4)職業健康安全管理體系框架內的管理方案、程序、作業指導書和其他內部文件。 考試大論壇
5)文件與資料控制
生產經營單位應制定書面程序，以便對職業健康安全文件的識別、批準、發布和撤銷以及職業健康安全有關資料進行控制，確保其滿足下列要求：
(1)明確體系運行中哪些是重要崗位以及這些崗位所需的文件，確保這些崗位得到現行有效版本的文件。
(2)無論在正常還是異常情況(包括緊急情況)下，文件和資料都應便于使用和獲取。例如，在緊急情況下，應確保工藝操作人員及其他有關人員能及時獲得最新的工程圖、危險物質數據卡、程序和作業指導書等。
(3)職業健康安全管理體系文件應書寫工整，便于使用者理解，并應定期評審，必要時予以修改。 來源：考試大
(4)傳達到企業內所有相關人員或受其影響的人員。
(5)建立現行有效并需控制的文件與資料發放清單，并采取有效措施及時將失效文件和資料從所有發放和使用場所撤回或防止誤用。
(6)根據法律、法規的要求和(或)保存知識的目的，對留存的檔案性文件和資料應予以適當標識。
6)記錄與記錄管理
生產經營單位建立和保持程序，用來標識、保存和處置有關職業健康安全記錄。
生產經營單位的職業健康安全記錄應填寫完整、字跡清楚、標識明確，并確定記錄的保存期，將其存放在安全地點，便于查閱，避免損壞。重要的職業健康安全記錄應以適當方式或按法規要求妥善保護，以防火災和損壞。
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